Zu den Führungsaufgaben eines Unternehmers/Geschäftsführers gehört die Etablierung eines geeigneten Planungssystems. Durch zunehmende Komplexität der wirtschaftlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen für Unternehmen kommt dem Planungsprozess eine immer größere Bedeutung zu. Darüber hinaus stellt die Unternehmensplanung auch ein Kommunikationsmittel nach innen (Mitarbeiter) und außen (Banken, Eigentümer, Gläubiger etc) dar.
Was sind also die primären Aufgaben der Unternehmensplanung und wie läuft ein Planungsprozess typischerweise ab?
Planung kehrt den tatsächlichen zeitlichen Ablauf der Dinge um. Erst wenn das zukünftige Ziel bekannt ist (Zielplanung), lassen sich die zu seiner Erreichung im Lauf der Planperiode notwendigen Handlungen bestimmen (Maßnahmenplanung).
Die Zielplanung umfasst die Planung der Ziele des Gesamtunternehmens und davon ausgehend die Planung der einzelnen Bereichsziele. Deren Bestimmung ist keineswegs allein durch die logische Ableitung aus dem jeweiligen Oberziel durchführbar, sondern erfordert eine Reihe von Zusatzentscheidungen, wobei aus mehreren möglichen Kombinationen von Unterzielen eine zur Realisation ausgewählt werden muss. Bei der Vielfalt an möglichen (Unter-)Zielen darf jedoch nicht vernachlässigt werden, dass langfristig zwei Grundziele immer verfolgt werden müssen:
:: ausreichender Gewinn (erfolgswirtschaftliche Komponente)
:: Aufrechterhaltung des finanziellen Gleichgewichts (finanzwirtschaftliche Komponente).
Nach erfolgter Festlegung der Unternehmensziele sind im nächsten Schritt die zur Zielerreichung notwendigen Maßnahmen zu erarbeiten. Die Maßnahmenplanung umfasst die systematische Erarbeitung aller konkreten Aktionen, Programme, Projekte und Tätigkeiten, die insbesondere in der unmittelbaren Zukunft in den einzelnen Funktionsbereichen zu vollziehen sind.
Als Ergebnis erzeugt die Planung unter Berücksichtigung von Prognosen über die Entwicklung der Unternehmensumwelt und auf Grund von Zielvorstellungen exakte "Sollwerte" (Vorgaben). Es ist im betrieblichen Steuerungsprozess notwendig, eine laufende wie nachträgliche Kontrolle der tatsächlichen Zielerreichung sowie allenfalls eine Analyse der Abweichungen vorzunehmen. Aus diesem Kontrollprozess heraus können dann wieder neue Informationen für den zukünftigen Planungsprozess gewonnen und insgesamt die Qualität der Planung erhöht werden.
Im praktischen Sprachgebrauch werden die Begriffe "Planung" und "Planungsrechnung" oft gleichgesetzt. Dies ist nicht ganz richtig. Es bestehen insofern Unterschiede, als die Planung eine Funktion des Managements ist, während die Planungsrechnung ein Instrument der Planung darstellt. Die Funktionen der Planungsrechnung beziehen sich einerseits auf die zahlenmäßige Darstellung der geplanten Maßnahmen als auch nach Abschluss des Planungsprozesses - auf die Speicherung der geplanten Maßnahmen und die erwarteten Auswirkungen.
Die Planungsrechnung ist Bestandteil des Rechnungswesens. Es gibt für sie aber noch kein allgemein anerkanntes Verfahren, wie etwa die Doppik in der Buchhaltung. Dies mag unter anderem daran liegen, dass die Planungsrechnung als innerbetriebliches Entscheidungsinstrument wesentlich spezifischer auf Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens abzustimmen ist als die auf externe Rechnungslegung spezialisierte Buchhaltung.
In kleineren Unternehmen wird zumeist die Planungsrechnung noch durch den Geschäftsführer/Unternehmer selbst erstellt. In größeren Unternehmen kommt diese Aufgabe typischerweise dem Controller zu, der die Planungsvorgaben der Unternehmensleitung in eine Planungsrechnung umzusetzen versucht. Der Controller steht dabei auch als Vermittler zwischen der Geschäftsführung und den einzelnen Fachbereichen. Er hat einerseits gegenüber den einzelnen Bereichen die Interessen der Geschäftsführung zu vertreten und andererseits gegenüber der Geschäftsführung die Aufgabe, Abweichungen zwischen SOLL und IST aufzuzeigen. Der Controller hat daher jedenfalls immer dann in den Planungsprozesseinzugreifen, wenn die Zusammenstellung der von den einzelnen Bereichen vorgeschlagenen Planzahlen, die Erreichung des von der Geschäftsführung vorgegebenen Unternehmenszieles in Frage stellt.
Die aus vielen Teilrechnungen bestehende Planungsrechnung (wie zB Umsatzplanung, Investitionsrechnung, Produktionsplanung, Lagerplanung,…) wird im Budget zusammengefasst. In der Praxis werden Budgets für das nächste Jahr (Kurzfristplanung) sowie für die nächsten 3-5 Jahre (Mittelfristplanung) erstellt. Das Budget gliedert sich in
- Planerfolgsrechnung
- Finanzplanungsrechnung
- Planbilanz
Die Planerfolgsrechnung stellt die auf Vorgaben beruhende Gewinn und Verlustrechnung für den Planungszeitraum dar.
Die Finanzplanungsrechnung baut auf der Planerfolgsrechnung auf und zeigt alle Zahlungseingänge und -ausgänge der Planungsperiode. Die Finanzplanungsrechnung gibt auch Auskunft über einen möglichen zusätzlichen Finanzierungsbedarf ("Finanzierungslücke").
Die Planbilanz stellt die Vermögens- und Kapitallage des Unternehmens am Ende der Planperiode dar und lässt sich als Ableitung aus der Planerfolgsrechnung und der Finanzplanungsrechnung darstellen.
Das war zunächst ein erster Einstieg in die Planungsrechnung. In der nächsten Ausgabe der Management-Info werden wir ausführlich über die Bestandteile des Budgets und Praxistipps bei der Budgeterstellung berichten.
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